Prontuário digital do dentista: o que a lei exige e o prazo de 20 anos

A Lei 13.787, de 27 de dezembro de 2018, regula a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guardar, armazenar e manusear o prontuário de paciente. Ela autoriza destruir o original em papel depois de digitalizado, sob condições, e fixa um prazo mínimo de guarda. O artigo 1º amarra essas regras à Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, sancionada em agosto do mesmo ano.

Na odontologia, a lei convive com normas do Conselho Federal de Odontologia. O Código de Ética Odontológica obriga, no artigo 17, a manter o prontuário legível e atualizado, em arquivo físico ou digital. A Resolução CFO-91/2009 define os requisitos técnicos para digitalizar e para usar sistema eletrônico sem papel, e a Resolução CFO-278/2025, sobre teleodontologia, repete a exigência do prontuário e cita a lei de 2018 entre seus fundamentos.

O que a lei exige para digitalizar

O artigo 2º manda digitalizar de forma a garantir integridade, autenticidade e confidencialidade, reproduzindo todas as informações do original. O processo usa certificado digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, ou outro padrão legalmente aceito, e segue requisitos que a lei deixa para regulamento.

O papel só pode ser destruído depois da digitalização e da análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos, criada para essa finalidade (artigo 3º). A comissão confere a integridade dos arquivos digitais e avaliza a eliminação dos originais; documentos que ela identificar como de valor histórico seguem a legislação arquivística.

Os artigos 4º e 5º completam o desenho. O armazenamento precisa proteger os arquivos contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados, com controle por um sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos. Feito dentro dessas regras, o documento digitalizado tem o mesmo valor de prova do original.

Por quanto tempo guardar

O artigo 6º fixa o prazo: prontuários em papel e digitalizados podem ser eliminados depois de no mínimo 20 anos contados do último registro. Em vez de eliminar, o profissional pode devolver o prontuário ao paciente. A eliminação precisa preservar a intimidade do paciente e o sigilo das informações, e o destino final de cada prontuário deve ser registrado. O parágrafo 5º estende o prazo a todos os formatos, inclusive microfilme, mídia óptica e documentos que já nasceram eletrônicos. O regulamento pode fixar prazos diferentes, de acordo com o uso em pesquisa ou para fins legais e probatórios.

A Resolução CFO-91 é de 2009, anterior à lei, e traz prazos próprios: guarda permanente para o prontuário arquivado em meio eletrônico, microfilmado ou digitalizado (artigo 7º) e mínimo de 10 anos para o papel que não foi digitalizado (artigo 8º). A lei federal de 2018 fixou o mínimo de 20 anos para todos os formatos.

Assinatura digital e ICP-Brasil

A resolução do CFO adota o tópico "Requisitos de Segurança em Documentos Eletrônicos em Saúde" do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, versão 3.3, elaborado pelo Conselho Federal de Medicina e pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde. O texto cita dois níveis de garantia de segurança desse manual, o NGS1 e o NGS2. Pelo artigo 3º, o sistema pode dispensar o registro em papel se atender integralmente ao Nível de Garantia de Segurança 2. O artigo 4º proíbe eliminar o papel quando o sistema cumpre só o NGS1, e o artigo 5º registra que o NGS2 exige assinatura digital, autorizando o certificado padrão ICP-Brasil.

A ICP-Brasil foi criada pela Medida Provisória 2.200-2/2001 para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos. Pelo parágrafo 1º do artigo 10, as declarações em documento eletrônico com certificação ICP-Brasil "presumem-se verdadeiros em relação aos signatários".

O conteúdo de cada registro também tem regra. O parágrafo único do artigo 17 do Código de Ética pede, em cada avaliação, ordem cronológica, data, hora, nome, assinatura e número de registro do dentista no CRO. No contexto da teleodontologia, a Resolução CFO-278/2025 acrescenta a assinatura do paciente ou do representante legal.

Onde entra a LGPD

Pela LGPD, dado referente à saúde é dado pessoal sensível (artigo 5º). O artigo 11 permite tratá-lo sem consentimento quando isso for indispensável para cumprir obrigação legal ou para a tutela da saúde, em procedimento feito por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária.

A lei também cobra segurança. O artigo 46 exige medidas técnicas e administrativas contra acesso não autorizado e contra destruição, perda ou alteração dos dados, e o artigo 48 manda comunicar à autoridade nacional e ao paciente o incidente que possa causar risco ou dano relevante. Outros temas de gestão do consultório ficam na editoria Gestão e negócios.

O que muda pra você

Escanear as fichas não basta para jogar o papel fora. A lei pede certificado ICP-Brasil ou outro padrão aceito, comissão de revisão e sistema de gerenciamento de documentos, e a Resolução CFO-91 pede que o sistema cumpra o NGS2. Na hora de escolher um software de prontuário para trabalhar sem papel, esses são os requisitos a perguntar ao fornecedor.

O prazo de guarda, em qualquer formato, é de no mínimo 20 anos a partir do último registro. O paciente tem direito a cópia: o artigo 18 do Código de Ética trata como infração negar acesso ao prontuário ou deixar de fornecer cópia quando solicitada, e a Resolução CFO-278/2025 prevê cópia em mídia digital ou impressa.

Foto clínica que sai do prontuário para as redes sociais segue outra norma, a Resolução CFO-196/2019, que exige termo de consentimento assinado antes. O resumo está no explicador sobre publicidade odontológica.

Considerações importantes

Este explicador resume as normas com links para os textos oficiais e não substitui orientação jurídica nem a consulta ao CRO da sua jurisdição.

A Lei 13.787 deixa para regulamento os requisitos da digitalização (artigo 2º), as características do sistema de gerenciamento de documentos (artigo 4º), eventuais prazos diferentes de guarda e a forma de registrar a eliminação (artigo 6º). A Resolução CFO-91/2009 remete a uma versão específica do manual de certificação, a 3.3. A Resolução CFO-278/2025 trata de teleodontologia, e as exigências de prontuário do artigo 8º aparecem nesse contexto.